校档字〔2021〕1号附件3

第一章 总则

第一条  为了提高我校科学技术研究档案(以下简称科研档案)的质量和管理水平，充分发挥科研档案在学校教学科研工作中的作用，根据《中华人民共和国档案法》《高等学校档案管理办法》《科学技术档案管理规定》等法律法规，结合我校实际，制定本办法。

第二条 科研档案是指学校在科学研究管理和研究活动中直接形成的，具有保存价值的文字、图表、数据、图像、音频、视频等各种形式和载体的文件材料以及标本、样本等实物。

第三条  科研档案是科研活动的真实记载，是科学技术储备的一种形式，是学校的宝贵财富。科研档案必须实行集中统一管理，确保科研档案的完整、准确、系统和安全，纵向科研项目档案和横向科研项目档案由档案馆负责管理，基本科研业务费项目档案由科学技术研究院负责管理。

第四条  科研档案工作是科研管理的重要组成部分和科研活动的重要环节，学校科研管理部门应当把科研项目归档工作纳入科研管理制度与工作流程，与科研项目工作同部署、同实施、同检查。凡未归档的科研项目，科研管理部门不予办理结题手续。

第二章  科研档案管理职责

第五条  科研管理部门职责

（一）将科研档案工作纳入科研管理的长远规划和年度计划。

（二）制定和健全有关的管理制度，把科研档案工作全面纳入科研管理工作之中，并督促各部门执行。

（三）及时催促各院(系)和项目负责人及时按规定将应立卷归档的文件材料归档。

（四）配合档案馆对科研档案组卷质量及保管情况进行检查。

（五）协助审查准备归档的科研文件材料。

第六条 科研项目负责人所在单位职责

（一）把建立科研档案列为本单位内容之一，提出要求，定期检查，做到各项目组积累科研文件材料与科研进展同步。

（二）研究项目结束后，审查科研文件材料是否完整，审查保管期限和密级，督促项目组将科研文件材料归档。

（三）科研人员离校时，其承担科研项目所形成的文件材料须全部移交。

第七条 科研项目负责人职责

科研项目负责人对本项目的科研档案工作负全面责任，在开题时提出建档计划，明确项目组成员平时积累有关科研文件材料的任务。在研究中，随时检查积累情况，定期汇集保存。在项目结束后，组织收齐文件材料并系统组卷和归档，做到归档材料完整、准确、系统。

第八条  档案馆职责

（一）贯彻国家有关科研档案工作的方针、政策，指导、监督、检查科研人员做好科研文件材料的形成、积累和整理归档工作，检查、验收科研项目档案是否完整、准确、系统。

（二）负责科研档案的接收、整理、保管、鉴定、统计等工作，积极开发科研档案信息资源，充分发挥科研档案作用。

（三）遵守国家有关档案保密的规定，保证科技秘密和档案的安全，维护本校和科研人员的合法权益。

第三章  科研档案归档范围

第九条  科研档案归档范围的确定原则

（一）归档的科研实践活动中形成的文件材料，必须对学校和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用。

（二）归档的科研文件材料，必须反映科研管理、科研项目活动的全过程，保证完整、准确、系统。必须遵循其自然形成规律，保持其有机联系，照顾不同学科、专业的科研文件材料的不同特点和成套性。

（三）纳入国军标质量管理体系的科研项目，其归档范围严格按照GJB9001标准及其配套制度执行。

（四）与国外合作的研究项目，经协商在协议、合同中明确科研文件材料的归档要求。

第十条  科研项目在立项论证、研究实施及过程管理、结题验收及绩效评价、成果管理等全过程中形成的，具有保存价值的各种形式和载体的科研文件材料均应当纳入归档范围。

科研档案归档范围主要包括但不限于：

（一）立项论证阶段

项目指南、可行性研究报告，项目经费预算文件材料，申报书及相关证明；立项评审文件材料，预算申诉、评审文件材料；立项（含预算）批复，任务合同书（含预算书）及各类协议等。

（二）研究实施及过程管理阶段

研究计划、组织实施工作方案，研究、实验任务书、大纲，实验、探测、测试等的原始记录和整理记录，综合分析报告；设计文件、图样，集成电路布图，工艺文件，计算文件，数据处理文件；科学数据；研制的样机、样品等的实物及其目录、图片等。

中期、年度等阶段执行进展情况报告、总结报告、研究成果等；项目、人员、进度、经费等的调整、变更文件材料；撤销项目已开展工作、已使用经费、已购置设备仪器、阶段性成果、知识产权等情况文件材料。

专家咨询、中期检查、中期评审、项目监督工作形成文件材料。

（三）结题验收及绩效评价、成果管理阶段

验收申请书，验收承诺书；工作总结报告，技术报告，项目经费决算等财务情况文件材料。

验收通知，验收评审文件材料；验收现场测试报告，第三方检测、测试、评估报告，用户使用报告及证明、典型用户报告、产业化审核报告等；验收结论书，结题书面通知等。

绩效自评价报告，专家评议文件材料、评价结论等绩效评价工作文件材料。

研究报告、论文、专著、数据库等研究成果文件材料；自评价报告，科技报告；专利、软件及其他知识产权文件材料。

产业化报告、证书、出版物等成果应用、获奖、宣传推广文件材料。

第四章  科研档案归档要求

第十一条  科研档案归档材料的要求

（一）归档的科研文件材料，一律使用原件。归档材料必须字迹工整、格式统一、图样清晰、鉴定手续完备。

（二）科研项目完成或中止后，应当对所形成的科研文件材料加以系统整理，履行审查手续后及时归档；研究周期长的项目，可分阶段归档。

（三）科研文件材料归档时应当根据科研项目的性质、规模、创新性等确定保管期限。保管期限分为永久和定期，定期一般分为30年、10年。

第十二条 科研电子文件的形成、收集、整理、归档及科研电子档案的保管、利用、鉴定、处置等应当按照国家和学校电子档案管理的有关规定进行。

第十三条 科研项目管理系统应当充分考虑科研档案管理需要，设置科研电子文件归档管理功能或接口，并确保归档电子文件真实、完整、可用、安全。归档的科研电子文件及其存储格式、元数据等应当符合国家相关规范要求。

第十四条  科研归档文件须在科研项目完成后6个月内向档案馆移交。

第五章 科研档案管理利用

第十五条  科研档案的管理

（一）科研档案管理须按照标准化、规范化的原则，对科研档案的接收、保管、借阅等情况进行管理，并逐步完善科研档案的信息化管理。

（二）按照国家有关规定对保管期满的科研档案进行鉴定，由项目组、科研管理部门和档案馆组成科研档案鉴定工作小组，根据科研档案科学价值，以及对经济建设、科技发展、社会进步的作用进行档案价值的鉴定。经鉴定仍需继续保存的科研档案应当重新划定保管期限，确无保存价值的应当按照有关规定进行销毁。

第十六条  科研档案密级按《南京航空航天大学关于国家秘密及其具体范围的规定》确定。

第十七条  在科研档案的利用中，必须严格执行《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国保密法》等法律法规和学校有关科研档案利用方面的管理规定。

（一）查阅科研档案在档案馆内进行，一般不外借。对确因工作需要借出的档案，须办理《科研项目借阅审批单》。科研档案管理人员负责定期催还，未按期归还或发现损坏和造成丢失，借阅人须写出书面报告。

（二）利用涉密科研档案，严格按照《南京航空航天大学国家秘密载体管理规定》和《南京航空航天大学涉密复印管理规定》执行。

第十八条  努力开发利用科研档案，为提高本校教学、科研水平，提高社会效益和经济效益服务。

（一）根据科研工作的需要，档案馆定期编制科研档案目录，为利用者提供服务。

（二）充分发挥科研档案的法律凭证作用，为保护科技成果所有权及处理科研工作中的各种权益问题提供凭证。

（三）注意收集、登记利用科研档案取得的社会效益和经济效益，并将实例汇集成册。

第六章  附则

第十九条  本办法自发文之日起施行，由学校档案馆负责解释。原《南京航空航天大学科学研究档案管理办法》（校档字〔2008〕4号）同时废止。