南京航空航天大学重大活动档案管理办法
时间：2022-06-02 浏览量：252
校档字〔2014〕2号
第一章 总则
第一条 为了规范南京航空航天大学重大活动档案的收集、整理、移交、保管和利用工作，保证重大活动档案的真实、完整，更好地为教学、科研和师生员工服务，促进校园文化的传承和发展，根据《中华人民共和国档案法》，结合学校实际，制定本办法。
第二条 本办法所称重大活动档案，是指在学校重大活动中直接形成的对学校和社会具有保存价值的文字（含合同、协议、题词等）、照片、音视频文件、电子文件、标志性实物等不同形式的历史记录。
第三条 本办法所称重大活动，是指下列活动：
(一) 党和国家领导人来学校视察、考察等活动。
(二) 中央和国务院有关部门负责人及省、市主要领导来校视察、指导工作、调研等活动；
(三) 国内外有一定影响的教授、专家、社会知名人士、代表团等在学校进行学术交流、考察、访问等重要活动；
(四) 由学校、各部门以及学院承办的重要国际、国内学术会议、比赛、竞赛等；
(五) 学校党代会、教代会、团代会、学代会，以及学校、学院等举办的重要活动等；
(六) 在学校范围内产生重大影响的重大事故、突发公共卫生、社会安全事件和重大纠纷的处置活动。
第二章 重大活动档案归档范围和要求
第四条 重大活动档案归档范围主要包括：
(一) 文字档案资料（含电子文件）:
1.重大活动的请示（报告）、批复、活动内容、活动方案、日程安排、工作步骤、保障措施、通知、计划、汇报、总结材料、各种协议等；
2.重大活动的邀请名单、请柬、来往信函、通信录等 ；
3.领导讲话、批示、指示，会议记录等；
4.专家学者发言材料、会议文集、画册等相关的活动记录（含重要的座谈会）、纪要等；
(二) 照片档案资料（含照片电子文件）：包括整个活动中拍摄的电子照片及其文字说明（含时间、地点，主要人物姓名、职务、位次，事件等要素）。
(三) 音像档案资料：包括整个活动过程中录制的录音、录像、多媒体档案资料、光盘等。
(四) 实物档案资料：包括各种活动标志、证件、证书、奖杯、奖状、奖章、锦旗、纪念品、字画、题词等实物形式的档案材料，不能归档的大件实物要拍照并附说明或登记册。
(五) 其他档案资料：包括与整个活动有关的宣传材料、新闻报道材料及其他有保存价值的档案材料（含电子文件）。
第五条 凡归档的文件材料，其制成材料应符合归档要求，字迹工整、图样清晰、音质良好、书写材料优良，并且用黑色签字笔书写。
第三章 重大活动档案管理职责
第六条 档案馆应对重大活动档案工作进行监督和指导，并加强信息沟通和工作协调。
第七条 两个或两个以上单位共同承担重大活动工作任务的，应由牵头单位或由牵头单位指定主要承办单位为该项重大活动主要归档单位，明确重大活动档案资料保管人员，并要求做好重大活动档案材料的收集、整理、归档与移交等工作，主要归档单位的主要负责人为重大活动档案工作第一责任人。
第八条 各参与单位在研究制订活动方案时，应指定专人负责。
第九条 新闻宣传单位在重大活动采访报道中，负责文稿起草、照相、录音、摄像的人员是档案移交、归档的责任人。
第四章 重大活动档案管理制度
第十条 重大活动档案的管理应当遵循统一领导、各负其责、完整收集、集中管理、有效利用的原则。
第十一条 要切实加强对重大活动档案管理工作的领导。有关部门要协调解决重大活动档案管理工作中的重大问题，将重大活动档案管理所需经费列入学校财政预算，并予以保障。
第十二条 重大活动结束后，主办、承办单位应当在活动结束之日起60日内，按照学校档案管理要求进行整理，移交学校档案馆保存。并填写重大活动档案归档说明书(见附)。
第十三条 向档案馆捐赠、寄存重大活动档案的单位和个人，可以对其档案中不宜向社会开放的部分提出限制利用的意见，并可以无偿利用其捐赠、寄存的档案资料，学校和档案馆应当维护其合法权益。
第十四条 承担重大活动录像、录音、拍摄照片的新闻宣传及相关单位，应当在活动结束之日起60日内向学校档案馆移送声像档案。
第五章 重大活动档案整理与归档
第十五条 重大活动中形成的应作为文书档案保存的纸质文件材料按《归档文件整理规则》（DA/T22-2000）整理、归档。
第十六条 重大活动中形成的声像材料和电子文件，按声像档案和电子文件整理标准和要求整理归档。
第十七条 学校档案馆须建立重大活动档案专题目录，加强档案信息化，提高重大活动档案的利用水平。
第六章 附则
第十八条 对不按规定办理重大活动档案管理登记手续和报送重大活动各类档案材料的，不按规定收集、整理重大活动档案或将档案资料据为己有的，以及不按规定向档案馆移交重大活动档案的、且有损毁、丢失或擅自销毁重大活动档案行为的，将依据《中华人民共和国档案法》第五章中的有关条款和学校有关规定予以处罚。
第十九条 本实施细则由校档案馆负责解释。
第二十条 本实施细则自2014年5月1日起施行。