校档字〔2021〕2号

第一章 总 则

第一条  为了贯彻新时代党的组织路线，落实从严管理干部要求，充分发挥干部人事档案在建设高素质专业化干部队伍中的重要作用，推动干部人事档案工作科学化、制度化、规范化，根据《中华人民共和国档案法》《干部人事档案工作条例》（中办发〔2018〕60号）等法律法规，结合学校实际，制定本办法。

第二条  干部人事档案是各级党委(党组)和组织人事等有关部门在党的组织建设、干部人事管理、人才服务等工作中形成的，反映个人政治品质、道德品行、思想认识、学习工作经历、专业素养、工作作风、工作实绩、廉洁自律、遵纪守法以及家庭状况、社会关系等情况的历史记录材料。

第三条  干部人事档案是教育培养、选拔任用、管理监督干部和评鉴人才的重要基础，是维护干部人才合法权益的重要依据，是社会信用体系的重要组成部分，是党的重要执政资源，属于党和国家所有。

第四条  干部人事档案工作必须坚持以马克思列宁主义、毛泽东思想、邓小平理论、“三个代表”重要思想、科学发展观、习近平新时代中国特色社会主义思想为指导，坚持和加强党的全面领导，坚持党要管党、全面从严治党，坚持德才兼备、以德为先、任人唯贤，坚持科学管理、改革创新，服务广大干部人才，服务党的建设新的伟大工程，服务新时代中国特色社会主义伟大事业。

第五条  干部人事档案工作应当遵循下列原则：

（一）党管干部、党管人才；

（二）依规依法、全面从严；

（三）分级负责、集中管理；

（四）真实准确、完整规范；

（五）方便利用、安全保密。

第六条  本办法适用于学校事业编制人员和非事业编制人事代理人员的干部人事档案管理，其他人员的档案管理参照本办法执行。

第二章 工作机制

第七条  学校党委领导学校干部人事档案工作，贯彻落实党中央相关部署要求，研究解决工作机构、经费和条件保障等问题。将干部人事档案工作列为党建工作目标考核内容。      

第八条  学校成立干部人事档案工作领导小组，组长由分管人事工作的校领导担任，副组长由分管组织、档案工作的校领导担任，办公室设在档案馆。建立由人事处、组织部、档案馆牵头，学院和机关有关部门参与的干部人事档案工作协调机制，研究完善相关政策和业务标准，解决有关问题，促进工作有机衔接、协同推进。

第九条  人事处和组织部负责“三龄两历一身份”等个人信息的审核和认定工作，档案馆负责干部人事档案的日常管理和服务工作。

第十条  人事处、 组织部、机关有关部门、各学院等单位是干部人事档案材料的主要形成单位，负责本单位工作中形成的档案材料的收集、归档工作。领导人员选拔任用形成的干部人事档案材料移交组织部，其他教职工材料移交人事处，组织部和人事处分别进行审核、鉴别、汇总后归档。

第十一条  教职工本人是人事档案信息形成的重要来源，必须按人事处、组织部要求提供真实、准确、完整的个人信息。

第十二条  学校应当选配政治素质好、专业能力强、作风正派的党员干部从事干部人事档案工作。干部人事档案工作人员应当政治坚定、坚持原则、忠于职守、甘于奉献、严守纪律。对于表现优秀的干部人事档案工作人员，应当注重培养使用。

第三章 内容和分类

第十三条  干部人事档案内容根据新时代党的建设和组织人事工作以及经济社会发展需要确定，保证真实准确、全面规范、鲜活及时。

第十四条  干部人事档案主要内容和分类包括：

 (一)履历类材料。主要有《干部履历表》和干部简历等材料。

上述材料由人事处负责收集归档。

 (二)自传和思想类材料。主要有自传、参加党的重大教育活动情况和重要党性分析、重要思想汇报等材料。

上述材料由基层党组织负责收集并移交人事处归档。

 (三)考核鉴定类材料。主要有平时考核、年度考核、专项考核、任(聘)期考核，工作鉴定，重大政治事件、突发事件和重大任务中的表现，援派、挂职锻炼考核鉴定，党组织书记抓基层党建评价意见等材料。

副处级及以上干部考核材料、援派和挂职锻炼材料由组织部负责收集归档，其他干部材料由人事处负责收集归档。

（四）学历学位、专业技术职务(职称)、学术评鉴和教育培训类材料。主要有中学以来取得的学历学位，职业(任职)资格和评聘专业技术职务(职称)，当选院士、入选重大人才工程，发明创造、科研成果获奖、著作译著和有重大影响的论文目录，政策理论、业务知识、文化素养培训和技能训练情况等材料。

上述材料由形成单位负责收集并移交人事处归档。

 (五)政审、审计和审核类材料。主要有政治历史情况审查，领导干部经济责任审计和自然资源资产离任审计的审计结果及整改情况、履行干部选拔任用工作职责离任检查结果及说明，证明，干部基本信息审核认定、干部人事档案任前审核登记表，廉洁从业结论性评价等材料。

上述审计和审核类材料由审计处负责收集归档，中层干部信息审核、任前审核等材料由组织部负责收集归档。

 (六)党、团类材料。主要有《中国共产党入党志愿书》、入党申请书、转正申请书、培养教育考察，党员登记表，停止党籍、恢复党籍，退党、脱党，保留组织关系、恢复组织生活，中国共产主义青年团入团志愿书》、入团申请书，加入或者退出民主党派等材料。

上述材料由基层党组织负责收集并移交人事处归档。

 (七)表彰奖励类材料。主要有表彰和嘉奖、记功、授予荣誉称号，先进事迹以及撤销奖励等材料。

上述材料由人事处负责收集归档。

 (八)违规违纪违法处理处分类材料。主要有党纪政务处分，组织处理，法院刑事判决书、裁定书，公安机关有关行政处理决定，有关行业监管部门对干部有失诚信、违反法律和行政法规等行为形成的记录，人民法院认定的被执行人失信信息等材料。

上述行政处分材料由人事处负责收集归档，党纪政务处分材料由纪检监察机关负责收集归档。

 (九)工资、任免、出国和会议代表类材料。主要有工资待遇审批、参加社会保险，录用、聘用、招用、入伍、考察、任免、调配、军队转业(复员)安置、退(离)休、辞职、辞退，公务员(参照公务员法管理人员)登记、遴选、选调、调任、职级晋升，职务、职级套改，事业单位管理岗位职员等级晋升，出国(境)审批，当选党的代表大会、人民代表大会、政协会议、群团组织代表会议、民主党派代表会议等会议代表(委员)及相关职务等材料。

上述材料由人事处负责收集归档。

 (十)其他可供组织参考的材料。主要有毕业生就业报到证、派遣证，工作调动介绍信，国(境)外永久居留资格、长期居留许可等证件有关内容的复印件和体检表等材料。

上述材料由人事处负责收集归档。

以上干部人事档案材料由相关责任部门按照各自的职责和权限收集审核，在材料形成后1个月内主动向档案馆归档。

第四章 日常管理

第十五条  干部人事档案日常管理主要包括档案建立、接收、保管、转递、信息化、统计和保密，档案材料的收集、鉴别、整理和归档等。

第十六条  档案馆应当按照预防为主、防治结合的要求，建立和维护科学合理的档案存放秩序，按照有关标准要求建设干部人事档案库房，加强库房安全管理和技术防护。阅档场所、整理场所、办公场所应当分开。

第十七条  当干部人事档案管理权限变动时，干部人事档案工作人员应当对其档案进行认真核对整理，保证档案内容真实准确、材料齐全完整，并在2个月内完成转递。新进人员的人事档案由人事处负责接收，应对照《新进人员人事档案材料审核表》认真审核，严格把关，一般应当在接到档案2个月内完成审核并移交档案馆。

干部出现辞职、出国不归或者被辞退、解除（终止）劳动（聘用）合同、开除公职等情况，在人事处对当事人做出结论意见或者处理处分，经保密审核后，应当将档案转递至相应的干部人事档案工作机构、公共就业和人才服务机构或者本人户籍所在地的社会保障服务机构。

若当事人在学校做出处理结果之日算起5年内档案无法转递出去，则转为遗留档案，并转至江苏省人才交流中心南航分中心等人才服务机构。

转递干部人事档案必须通过机要交通或者安排专人送取，转递单位和接收单位应当严格履行转递手续。

第十八条  人事处、组织部、档案馆应当结合学校实际，加强档案信息资源的规划、建设、开发和管理，提升档案信息采集、处理、传输、利用能力，建立健全安全、便捷、共享、高效的干部人事档案信息化管理体系。

第十九条  档案馆应当定期对干部人事档案日常管理、基础设施和队伍建设等工作情况进行统计、分析、研判，加强档案资源科学管理。

第二十条  学校各级部门、学院及个人，对于属于国家秘密、工作秘密的干部人事档案材料和信息，应当严格保密；对于涉及商业秘密、个人隐私的材料和信息，应当按照国家有关法律规定进行管理。

第二十一条  档案馆应当按照相关标准和要求，及时收集材料，检查材料填写是否规范、手续是否完备等；对于应当归档的材料准确分类，逐份编写材料目录，整理完成后立卷入库。

第二十二条  归档材料填写不规范，手续不完备，或材料上的姓名、出生时间、参加工作时间和入党时间等与档案记载不一致的，材料形成部门应当重新制作，补办手续，或者由具有干部管理权限的人事处、组织部审改（或出具说明） 并加盖公章。

第二十三条  自文件发布之日起，学校干部人事档案材料的载体统一使用国际标准A4型（长297毫米，宽210毫米）的公文用纸，材料左边应当留有25毫米的装订边，字迹材料应当符合档案保护要求，不能用圆珠笔、铅笔或红色及纯蓝墨水书写和使用复写纸复写。

第二十四条  干部人事数字档案是按照国家相关技术标准，利用扫描等技术手段将干部人事纸质档案转化形成的数字图像和数字文本。

档案馆在干部人事档案数字化过程中，应当严格规范档案目录建库、档案扫描、图像处理、数据存储、数据验收、数据交换、数据备份、安全管理等基本环节，保证数字档案的真实性、完整性、可用性、安全性，确保与纸质档案一致。

干部人事数字档案在利用、转递和保密等方面按照纸质档案相关要求管理。

第二十五条  干部人事档案材料收集归档工作中，干部人事档案材料形成部门、干部人事档案工作人员和教职工本人必须严格执行规定，并遵守以下纪律：

 (一)不准以任何借口涂改、伪造档案材料。

 (二)不准将归档材料据为己有或者拒绝、拖延归档。

 (三)不准将规定所列归档范围之外的材料擅自归档。

 (四)不准将虚假材料和不符合归档要求的材料归入档案。

 (五)不准私自、指使或者允许他人抽取、撤换或销毁档案材料。

第二十六条  对违反干部人事档案材料收集归档工作纪律的，视其性质、情节轻重和造成的后果，对负有主要责任的领导人员和直接责任人员进行批评教育，或给予党纪、政纪处分。档案工作人员参与涂改、伪造档案材料的，要从严从重处理，并不得继续从事人事档案工作。

第五章 利用和审核

第二十七条  干部人事档案利用工作应当强化服务理念，严格利用程序，创新利用方式，提高利用效能，充分发挥档案资政作用、体现凭证价值。干部人事档案利用方式主要包括查（借）阅、复制和摘录等。

第二十八条  因工作需要，符合下列情形之一的，可以查阅教职工人事档案：

 (一)政治审查、发展党员、党员教育、党员管理等;   

 (二)干部录用、聘用、考核、考察、任免、调配、职级晋升、教育培养、职称评聘、表彰奖励、工资待遇、公务员登记备案、退(离)休、社会保险、治丧等;

 (三)人才引进、培养、评选、推送等;

 (四)巡视、巡察，选人用人检查、违规选人用人问题查核，组织处理，党纪政务处分，涉嫌违法犯罪的调查取证、案件查办等;

  (五)经具有干部管理权限的党委(党组)、组织人事部门批准的编史修志，撰写大事记、人物传记，举办展览、纪念活动等;

  (六)干部日常管理中，熟悉了解干部，研究、发现和解决有关问题等;

  (七)其他因工作需要利用的事项。

干部本人及其亲属办理公证、诉讼取证等有关干部个人合法权益保障的事项，可以按照有关规定提请相应的组织人事等部门查阅档案。

复制、摘录的档案材料，应当按照有关要求管理和使用。

第二十九条  因工作需要，查阅干部人事档案应遵守以下规定：

 (一)查阅单位应派2名中共正式党员干部，前往人事处

办理审批手续后，方可到档案馆查阅。

 (二)除组织部、人事处、纪委办公室等部门外，查阅单

位原则上只能查阅本单位教职工干部人事档案。     

 (三)教职工本人可查询本人履历类干部人事档案信息，前往人事处办理审批手续后到档案馆查询。

第三十条  干部人事档案一般不予外借，如因工作需要借阅的，借阅单位应派2名中共正式党员干部，办理审批手续后方可到档案馆借阅。借出的档案必须指定专人、专门场所保管，不得转借他人，更不得把档案给无关人员或教职工本人翻阅。借阅时间最长7天，干部人事档案归还时档案馆工作人员应当认真核对档案材料。

第三十一条  组织部、人事处应当坚持“凡提必审”、“凡进必审”、干部管理权限发生变化的“凡转必审”，在干部动议、考察、任职前公示、录用、聘用、遴选、选调、交流，人才引进，军队转业(复员)安置，档案转递、接收等环节，严格按照有关政策和标准，及时做好干部人事档案审核工作。

第三十二条  干部人事档案审核应当在全面审核档案内容的基础上，重点审核干部的出生日期、参加工作时间、入党时间、学历学位、工作经历、干部身份、家庭主要成员及重要社会关系、专业技术职务(职称)、学术评鉴、奖惩等基本信息，审核档案内容是否真实、档案材料是否齐全、档案材料记载内容之间的关联性是否合理以及是否有影响干部使用的情形等。

第三十三条  干部人事档案审核中发现的问题应当按照相关规定及时进行整改和处理。涉及干部个人信息重新认定的，应当及时通知干部所在单位和干部本人。凡发现档案材料或者信息涉嫌造假的，组织人事部门等应当立即查核，未核准前，一律暂缓考察或者暂停任职、录用、聘用、调动等程序。

第六章 纪律和监督

第三十四条  开展干部人事档案工作必须遵守下列纪律：

（一）严禁篡改、伪造干部人事档案；

（二）严禁提供虚假材料、不如实填报干部人事档案信息；

（三）严禁转递、接收、归档涉嫌造假或者来历不明的干部人事档案材料；

（四）严禁利用职务、工作上的便利，直接实施档案造假，授意、指使、纵容、默许他人档案造假，为档案造假提供方便，或者在知情后不及时向组织报告；

（五）严禁插手、干扰有关部门调查、处理档案造假问题；

（六）严禁擅自抽取、撤换、添加干部人事档案材料；

（七）严禁圈划、损坏、扣留、出卖、交换、转让、赠送干部人事档案；

（八）严禁擅自提供、摘录、复制、拍摄、保存、丢弃、销毁干部人事档案；

（九）严禁违规转递、接收和查（借）阅干部人事档案；

（十）严禁擅自将干部人事档案带出国（境）外；

（十一）严禁泄露或者擅自对外公开干部人事档案内容。

第三十五条  学校干部人事档案工作必须严格执行本办法，自觉接受组织监督和党员、干部、群众监督。

各学院、机关各部门和党员、干部、群众对干部人事档案工作中的违纪违规行为，有权向学校党委及组织人事部门、纪检监察机关举报、申诉，受理部门和机关应当按照有关规定查核处理。

第三十六条  学校党委及领导小组对干部人事档案工作和本办法实施情况进行监督检查。

纪检监察机关、巡视巡察机构按照有关规定，对干部人事档案工作制度、工作流程、日常管理进行监督检查。

第三十七条  对于违反相关规定和纪律的，依据有关规定予以纠正；并根据情节轻重，对相关人员给予批评教育、组织处理或者党纪政务处分，并视情追究相关人员责任。涉嫌违法犯罪的，按照国家法律法规处理。

第七章 附 则

第三十八条  本办法自发布之日起施行，由档案馆负责解释，原《南京航空航天大学人事档案管理办法》（校档字〔2008〕5号）同时废止。