校档字〔2021〕1号附件8

第一章 总 则

   第一条  为做好学校实物类档案（以下简称实物档案）的收集、管理、利用等工作，有效地保护、利用实物档案，充分发挥实物档案的作用，依据《中华人民共和国档案法》《高等学校档案管理办法》(教育部令第27号)等法律法规，结合学校实际，制定本办法。

   第二条  本办法所称的实物档案，是指以物质实体为载体，反映学校在教学、科研、管理、学术活动、对外服务以及社会交往等各项活动中形成的，对学校和社会有保存和利用价值的各种形式的实际物品。

   第三条  档案馆对全校实物档案进行集中统一管理，监督、指导、检查全校各单位的实物档案工作。各单位因特殊原因不能移交档案馆的实物，应及时整理造册并将清单移交档案馆。

   第四条  学校各单位要将实物档案的收集、归档工作纳入本单位的职责范围，明确专人负责，按期向档案馆归档，保证学校在教学、科研、管理、学术活动、对外服务及社会交往等各项活动中产生的珍贵的、有利用价值的实物完整地保存下来。

   第五条  个人非职务行为产生的有价值实物，实行自愿归档原则。学校鼓励个人向学校档案馆捐赠实物，或由学校征集购买各类有价值的实物。

第二章 实物档案归档范围

   第六条  实物档案的归档范围： 

（一）领导、名人的题词及字画。中央、省、市各级领导及社会各界知名人士为学校所写的题词和移交、赠送给学校的各类字画等。 

（二）印信实物。学校各单位不同时期的印章，包括钢印、铜印、胶印、木印等经公安机关审批后制作的印章。 

（三）荣誉性实物。在重大政治、经济、文化、教学、科研、管理、外事、体育和对外服务等各项活动中获得的奖状、奖杯、奖章、奖牌、锦旗、证书以及荣誉册、光荣册等。

（四）各类捐赠。历届校友、社会组织和个人捐赠给学校具有长期保存价值的各种实物、纪念品等。

（五）在国内外交往中，交换或接受的礼品、纪念品，如纪念盘、纪念章、纪念币、纪念杯等。 

（六）学校发展中有纪念意义的物品。包括牌、匾以及学校不同阶段的工作证、学生证、毕业证书、学位证书、校徽、纪念章等。 

（七）学校通过征集等方式获得的特定物品。 

（八）其它有保存价值的实物。 

第三章 实物档案归档要求

   第七条  实物档案的归档原则和要求：

（一）应归档的实物一般自形成后的三个月内向档案馆移交；由于特殊原因，应归档的实物确需在有关单位暂时保留的，应先将实物移交档案馆登记、拍照，再办理借用手续。 

（二）任何单位或个人不得将应归档的实物据为己有或转送他人。

（三）凡归档的实物必须要有相应的文字说明，材料完整齐全。收集的实物没有明确标明主题和时间的，移交单位或个人应在移交时进行说明；奖品奖状等实物归档时应说明获奖单位、获奖时间、获奖名称及颁奖单位；字画和礼品归档时应附清单及说明，内容包括物品名称、接受时间、地点、事由、赠送人、接收人。

（四）印章移交清单上的印模刻体字样必须与印章目录标识文字一致。

第八条 实物档案归档时应编制实物归档目录和移交清单，一式二份，经档案馆验收核对，双方签字，各持一份备查。

第四章 实物档案管理利用

   第九条  档案馆须对实物档案进行科学管理，有序存放，按照规定进行分类、编目、著录、排架、保管。

（一）归档实物的分类：归档实物应先划分物品种类，再以“件”为单位进行整理，成套的实物以1件计。

（二）归档实物的排列：归档实物可按种类结合时间进行排列，也可按实物归档时间顺序排列。

（三）归档实物的编号：归档实物应按分类方案和排列顺序逐件编档号，并在不影响实物品相的合适位置粘贴标签，填写档号。归档实物的档号一般由类别号、时间、件号组成。

（四）实物档案目录的编制：归档实物应按分类方案和档号顺序编制实物档案目录。实物档案目录设置档号、题名、实物来源、形成日期、实物类别、实物数量、保管期限、存放地点、互见号、备注等项目。

（五）将整理完毕的实物档案入库，并按档号顺序排架

第十条  实物档案的保管要求：

（一）实物档案应放入专库、专柜保管。在保证安全的前提下，可以在校史馆等场馆陈列保管。

（二）实物档案库房要特别注意防火、防盗，确保实物档案的安全。

（三）实物档案库房和橱柜应保持整洁，定期除尘，并做好防虫、防锈蚀的技术保护，确保实物档案完好无损。

第十一条档案馆对接收的实物整理后，应拍照并建立实物档案目录，实物档案目录要与实物之间建立准确、可靠的对应标识关系并配备必要的检索工具。

第十二条  档案馆及相关单位对每一件实物进行鉴定，判断其是否应当归档。对存有真伪疑义的实物应采取必要措施，并组织专家进行鉴定。

第十三条  由于实物档案既能直观地反映历史，又较为稀少，所以一般应作永久保管。

第十四条  实物档案的借用及归还：

（一）实物档案原则上只对校内提供利用，校内单位须履行借出手续，经审批同意后方可借用，并按期归还。

（二）实物档案的使用人应妥善保管好实物原件，不得污损、遗失。

第十五条  本办法自发布之日起施行，由档案馆负责解释。

附件：南京航空航天大学实物档案移交清单

附件

南京航空航天大学实物档案移交清单

今收到移交实物档案份，清单如下：

注：1、移交清单（纸质）一式两份，移交人和档案馆各保存一份。

2、移交实物同时提交相应电子照片，以便建立实物的电子档案。

移交人：   接收人：   移交时间：