校档字〔2021〕1号附件7

第一章 总 则

第一条  为提高档案信息化水平，规范电子文件归档与管理工作，维护电子文件的真实性、可靠性、完整性和可用性，保障电子档案的信息安全和开发利用，依据《中华人民共和国档案法》《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T 18894—2016）等法律法规，结合学校实际，制定本办法。

第二条  电子文件是指学校在教学、科研、管理以及其他职能活动中，通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的数字格式的各种信息记录，电子文件由内容、结构、背景组成。电子档案指具有凭证、查考和保存价值并归档保存的电子文件。

第二章 电子文件管理职责

第三条  学校将档案信息化纳入信息化发展规划，保障电子档案、传统载体档案数字化成果等档案数字资源的安全保存和有效利用。

第四条 档案馆负责制定电子文件归档与电子档案管理制度，提出业务系统电子文件归档功能要求；负责电子档案管理系统的建设与应用培训；负责指导电子文件形成或办理单位按归档要求管理应归档的电子文件工作；负责归档电子文件的集中统一管理与提供利用等各项工作。

第五条  信息化处负责依据标准建设业务系统电子文件归档功能，参与电子档案管理系统建设，为电子档案管理提供信息化支持。

第六条  保密处负责监督涉密电子文件归档和电子档案的保密管理。

第七条  学校各单位要明确电子文件归档工作分管领导，兼职档案员负责本单位电子文件的收集、整理、著录和移交归档等工作。

第三章 电子文件归档范围

第八条  反映学校职能活动、具有查考和保存价值的各门类电子文件及其元数据应收集、归档。

（一）文书类电子文件归档范围按照《机关文件材料归档范围和档案保管期限规定》（国家档案局第8号令）和《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》等执行；

（二）照片、录音、录像等声像类电子文件归档范围参照GB/T 11821—2002执行；

（三）科技类电子文件的归档范围按照GB/T 11822—2008、DA/T 28—2002等标准执行；

（四）各种专业类电子文件归档范围按照国家相关规定执行；

（五）邮件类电子文件的归档范围按照DA/T 32—2005等标准执行；

（六）网页、社交媒体类电子文件归档范围可参照《机关文件材料归档范围和档案保管期限规定》执行。

第九条  归档电子文件保管期限分为永久、定期30年和定期10年等。

第四章  电子文件移交归档

第十条  电子文件形成或办理单位、档案馆可在归档过程中基于业务系统、电子档案管理系统完成电子文件及其元数据的清点、鉴定、登记、填写电子文件归档登记表等主要归档程序。

第十一条  电子文件形成或办理单位应定期将已收集、积累并经过整理的电子文件及其元数据向档案馆提交归档，归档时间最迟不能超过电子文件形成后的次年6月。

第十二条  应基于安全的网络环境或专用离线存储介质，采用在线归档或离线归档方式，通过电子档案管理系统客户端或归档接口完成电子文件及其元数据的归档。

第十三条  应结合业务系统、电子档案管理系统运行网络环境以及本单位实际，确定电子文件及其元数据归档接口并作出书面说明，归档接口通常包括但不限于以下三种：webservice归档接口、中间数据库归档接口、归档电子文件及其元数据的规范存储结构。

第十四条  电子文件归档格式应具备格式开放、不绑定硬软件、显示一致性、可转换、易于利用等性能，以通用格式形成、收集并归档，或在归档前转换为通用格式。版式文件格式可采用PDF、PDF/A、OFD格式。

（一）以文本、位图文件形成的文书、科技、专业类电子文件应按以下要求归档：

1、电子公文正本、定稿、公文处理单应以版式文件格式，其他电子文件、电子文件组件可以版式文件、RTF、WPS、DOCX、JPG、TIF、PNG等通用格式归档；

2、电子文件及其组件按顺序合并转换为一个版式文件。

（二）在计算机辅助设计与制造过程中形成的科技类电子文件应按以下要求归档：

1、二维矢量文件以SVG、SWF、WMF、EMF、EPS、DXF等格式归档；

2、三维矢量文件，需永久保存的应转换为STEP格式归档，其他可根据需要转为二维矢量文件归档。

（三）以数据库文件形成的科技、专业类电子文件，应根据数据库表结构及电子档案管理要求转换为以下格式归档：

1、以ET、XLS、DBF、XML等任一格式归档；

2、参照纸质表单或电子表单版面格式，将应归档数据库数据转换为版式文件归档。

（四）照片类电子文件以JPG、TIF等格式归档；录音类电子文件以WAV、MP3等格式归档；录像类电子文件以MPG、MP4、FLV、AVI等格式归档，珍贵且需永久保存的可收集、归档一套MXF格式文件。

（五）公务电子邮件以EML格式，网页、社交媒体类电子文件以HTML等格式归档。

（六）专用软件生成的电子文件原则上应转换成通用格式归档。

第五章 电子档案管理

第十五条  结合单位电子档案管理和信息化建设实际，在确保电子档案的真实、完整、可用和安全基础上，统筹制定电子档案备份方案和策略，实施电子档案及其元数据、电子档案管理系统及其配置数据、日志数据等备份管理。

第十六条按照档案统计年报要求及本单位实际需要对各门类电子档案情况进行统计。可根据需要按年度、档案门类、保管期限、卷数、件数、利用人次、利用目的、复制、下载等要素对电子档案利用情况进行统计。

第十七条当发生支撑电子档案管理系统运行的操作系统、数据库管理系统、服务器、磁盘阵列等主要系统硬件、基础软件等设备升级、更新等情况时，应实施电子档案管理系统、电子档案及其元数据的迁移；当电子档案当前格式将被淘汰或失去技术支持时，应实施电子档案或元数据的格式转换。

第十八条  对电子档案的复制分为相同载体的原样复制和不同载体的转换复制。相同条件下，要优先考虑载体的可靠性和先进性。

第十九条  保管的电子档案要采用专门的保护设备和保护技术手段。归档的光盘载体应直立存放于防磁、防光、防尘、防有害气体的装具中，环境温度控制在14℃-24℃，相对湿度控制在45%-60%，距离强磁场15米以上。

第二十条  定期对电子档案进行销毁鉴定和解密审查，鉴定、审查程序应符合国家有关规定。

第六章 电子档案利用

第二十一条  加强档案资源建设，探索多元化的服务模式，构建档案远程服务平台，扩大档案远程化服务范围，解决全校师生对档案利用需求。

第二十二条  对电子档案采用在线方式提供利用时，应遵守国家有关信息安全的相关规定，从技术和管理两方面采取严格的管理措施，利用者应在权限允许范围内检索、浏览、复制、下载电子档案、电子档案组件及其元数据；电子档案及其元数据的离线存储介质不得外借，其使用应在档案馆的监控范围内。

第七章　附 则

第二十三条　涉及到国家秘密的归档电子文件应根据《南京航空航天大学国家秘密载体管理规定》等相关文件进行管理。

第二十四条  本办法自发布之日起施行，由档案馆负责解释，原《南京航空航天大学电子文件归档管理暂行办法》（校档字〔2009〕1号）同时废止。