校档字〔2021〕1号附件6

第一章 总 则

第一条  为加强仪器设备档案（以下简称设备档案）管理，确保设备档案的完整、准确、系统、有效，根据《中华人民共和国档案法》《高等学校档案管理办法》（教育部令第27号）等法律法规，结合学校实际，制定本办法。

第二条  本办法采用《档案著录规则》（DA/T18-1999）、《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T11822－2008）、《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T18894－2016）等标准规范。

第三条 设备档案是指作为学校固定资产的外购仪器设备在计划购置、安装调试、技术验收、运行维护、升级改造、资产报废等过程中直接形成的，具有保存价值的文字、图表、数据、图像、音频、视频等各种形式和载体的文件材料。

第四条 学校设备档案实行“统一管理、分级保管”的原则，所有纳入学校固定资产管理的仪器设备（含软件、自制设备、家具、接收捐赠设备、外协合同购置的仪器设备等），其档案管理均按本办法执行。

第二章 设备档案管理职责

第五条 档案馆职责

（一）制定学校设备档案管理办法，明确设备档案归档范围。

（二）指导、监督、检查学校各单位设备档案的形成、积累、整理、归档工作。

（三）负责预算在学校招标采购限额之上设备档案的接收、整理、保管、鉴定、统计和利用服务。

（四）负责设备档案信息化建设，指导各单位电子文件归档工作。

（五）参加大型仪器设备开箱验收。

第六条 资产管理部门职责

（一）制定仪器设备管理制度时，将设备档案工作纳入相关管理职责中。

（二）签订仪器设备采购合同、协议时，设立专门条款，明确供货方需提交的设备档案材料。

（三）预算在学校招标采购限额之上仪器设备资产入账时，核验设备档案归档情况，未办理归档手续，不予办理资产入账。

第七条 项目主管（计划）部门职责

（一）项目立项时，明确设备档案工作负责人，提出项目设备档案工作相关要求。

（二）项目建设过程中，定期会同档案馆检查设备档案形成、积累情况，并通报检查结果。

（三）项目建设完成后，对项目设备档案进行检查验收。

第八条 设备购置部门职责

（一）建立健全本部门仪器设备文件材料保管制度，明确本部门设备档案管理人员，并将设备档案管理纳入其岗位职责。

（二）负责本部门设备档案资料的收集、整理、保管、归档工作。预算在学校招标采购限额之上的设备档案向档案馆移交，其余设备档案由本部门负责管理。

第三章 设备档案归档范围

第九条 设备档案归档范围的确定原则

（一）归档的设备文件材料必须对学校和社会当前与长远具有参考价值、凭证价值、情报价值和研究价值。

（二）遵循档案自然形成规律，保持彼此间的有机联系，与实物一致并具有成套性，保证设备档案完整、准确、系统。

第十条 设备档案归档范围

（一）计划购置阶段：归档资料包括论证报告、购置审批、招投标文件、合同、技术协议、与厂商来往函件等。

（二）开箱验收阶段：归档资料包括装箱单、合格证（质量证书）、检测报告、出厂精度检验单、使用维护手册、编程手册、说明书、安装调试报告、技术验收报告、培训资料、培训记录等。

（三）使用维护阶段：归档资料包括设备履历卡、保养记录、维修记录、操作规程、故障分析等。

（四）升级改造及报废阶段：归档资料包括仪器设备升级改造报告及批复、升级改造图样、技术文件、验收文件、鉴定及成果申报奖励文件、仪器设备报废过程文件等。

第十一条  归档设备档案资料应确定保管期限，保管期限一般与设备使用寿命同，设备报废后，相应设备档案经鉴定进行销毁。

第四章设备档案归档要求

第十二条 设备购置部门指定专人负责档案归档工作，归档责任人严格按照仪器设备档案资料移交清单（见附表）要求收集整理完整、系统的档案资料并向档案馆移交。应当归档的材料，任何部门和个人不得拒绝归档或者据为己有。

第十三条 设备档案归档资料以合同为单位进行整理组卷，卷内资料按照形成时间先后顺序排列，保持单台（套）设备档案资料成套性。如合同内包含多台（套）设备，则同一台（套）设备档案资料依次排列。具体要求如下：

（一）归档资料须为原件、正本，软件光盘为正版，合同、安装调试报告、验收报告等凭证性资料必须签章完备。

（二）纸质档案资料应字迹工整、图样清晰，禁止使用易褪色的书写材料和纸张书写、绘制。

（三）纸质档案统一左侧对齐装订，可胶装、线装或不锈钢订书针装订。

（四）录音、录像、磁盘、光盘等特殊载体材料单独放置在特定的保护装具中，并贴上标签，注明文件的名称、页数、软硬环境等。

（五）设备购置、验收等活动中直接形成的电子文件应当与纸质材料同步归档。

第十四条 设备档案归档工作是学校设备管理工作的重要环节之一，如不办理归档手续，国有资产管理部门不予办理资产入账，财务部门不予办理尾款报销。

第五章 设备档案管理利用

第十五条  设备档案向全校师生开放查借阅、复印等利用服务。利用设备档案须经原设备购置部门同意，借出设备档案履行登记手续，借出时间一般不超过30天。

第十六条  借出单位和个人须认真保管借出档案，不得篡改、损毁、擅自抄录、复制、销毁档案。如发生上述情况，将根据相关法律法规严肃处理。

第十七条  档案馆定期编制设备档案目录、编辑参考资料，提供优质高效的利用服务，发挥设备档案的利用价值，更好服务于学校教学科研管理。

第十八条  档案馆按照有关规定对保管期满的设备档案进行鉴定。鉴定工作由分管档案工作负责人领导，档案馆和相关部门职能部门共同参加。经鉴定仍需继续保存的设备档案应当重新确定保管期限，确无保存价值的按照有关规定进行销毁。

第六章附 则

第十九条  国防科技工业固定资产投资项目设备档案管理按照上级主管单位相关规定执行。

第二十条本办法自发布之日起施行，由档案馆负责解释，原《南京航空航天大学仪器设备档案管理办法》（校档字〔2008〕3号）同时废止。

附件：仪器设备档案资料移交清单

附件

仪器设备档案资料移交清单

年    月    日

注：1、标*项仅为相关设备提供内容，如不涉及该项，可直接删除。

 2、归档资料必须为原件、正本，软件光盘为正版原版。合同、安装调试报告、验收报告等凭证性资料必须签章完备。

 3、清单中所列资料均为必须归档内容，如有缺失，请填写情况说明，并由设备负责人签字。