校档字〔2021〕1号附件4

第一章  总 则

第一条  为规范会计档案管理，有效保护和利用会计档案，根据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国会计法》《会计档案管理办法》（中华人民共和国财政部 国家档案局令第79号）等法律法规, 结合学校实际，制定本办法。

第二条  会计档案是指单位在进行会计核算等过程中接收或形成的,记录和反映单位经济业务事项的,具有保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料,包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计档案。

第三条  本办法适用于学校各有关单位会计档案管理。

第二章  会计档案管理职责

第四条  会计档案由档案馆和会计档案形成单位共同管理。档案馆负责对会计档案工作进行业务指导、监督、检查，以及移交档案馆的会计档案的存放、查阅和保管期满后会计档案的鉴定销毁等工作。会计档案形成单位负责会计档案的立卷、归档、保管（移交档案馆前）、查阅等工作。

第五条  会计档案形成单位和档案馆应采取可靠的安全防护技术和措施，保证会计档案的真实、完整、可用和安全。

第三章  会计档案归档范围

第六条  会计档案分为四类：会计凭证类、会计账簿类、财务报告类和其他类。

第七条  会计凭证包括原始凭证、记账凭证。

（一）原始凭证是在经济业务发生时，由业务经办人员直接取得或者填制，用以表明某项经济业务已经发生或其完成情况并明确有关经济责任的一种凭证。原始凭证是填制记账凭证或登记账簿的原始依据，是重要的会计核算资料。原始凭证包括外来原始凭证和自制原始凭证两种；

（二）记账凭证是对经济业务按其性质加以归类，确定会计分录，并据以登记会计账簿的凭证。

第八条  会计账簿是指以会计凭证为依据，全面、连续地记录一个单位的经济业务，对大量分散的数据或资料进行归类整理，逐步加工成有用的会计信息的账簿。会计账簿包括总账、明细账、日记账、其他辅助账簿等。

第九条  财务报告指用来反映会计实体财务状况和事业发展成果（经营成果）的总结性书面文件，包括会计报表、附表以及财务情况文字说明等。

第十条  其他类会计资料包括银行存款余额调节表、银行对账单、纳税申报表、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册、会计档案鉴定意见书及其他具有保存价值的会计资料等。

第十一条同时满足下列条件的，单位形成的属于归档范围的电子会计资料可仅以电子形式保存，形成电子会计档案：

（一）形成的电子会计资料来源真实有效，由计算机等电子设备形成和传输；

（二）使用的会计核算系统能够准确、完整、有效接收和读取电子会计资料，能够输出符合国家标准归档格式的会计凭证、会计账簿、财务会计报表等会计资料，并设定了经办、审核、审批等必要的审签程序；

（三）使用的电子档案管理系统能够有效接收、管理和利用电子会计档案，符合电子档案的长期保管要求，并建立了电子会计档案与相关联的其他纸质会计档案的检索关系；

（四）采取有效措施，防止电子会计档案被篡改；

（五）建立电子会计档案备份制度，能够有效防范自然灾害、意外事故和人为破坏的影响；

（六）形成的电子会计资料不属于具有永久保存价值或者其他重要保存价值的会计档案。

第十二条  满足本办法第十一条规定条件，学校财务处从外部接收的电子会计资料附有符合《中华人民共和国电子签名法》规定的电子签名的，可仅以电子形式归档保存，形成电子会计档案。

第十三条  以下与财务会计核算相关的文件材料，应当执行文书档案管理规定，不作为会计档案管理：

（一）学校年度财务预算；

（二）学校财务预算执行及考核情况；

（三）学校对外投资的文件及相关投资证明；

（四）学校年度收入分配的相关文件及资料；

（五）学校基本建设和维修工程的施工合同；

（六）各类审计决定、报告及意见；

（七）公、检、法、税务下达的与经费有关的文书；

（八）国家及学校各项财务规章制度。

第四章  会计档案整理立卷

第十四条 会计凭证按顺序整理整齐，确保原始单据粘贴牢固。凭证应按日期立卷，装订时将凭证原始单据有效信息保留在装订线之外，便于查阅。装订成册的凭证厚度应基本保持一致，装订完成后不得出现掉页、掉单据现象。装订好的封面按要求填写。

第十五条  会计账簿在会计年度终了后，除按规定可跨年使用的账簿外，其他账簿一律按年立卷。各类账册按顺序整理、排列、装订，账册的封面和侧面应标明账簿名称、年份和册别。账簿的装订应牢固、平整，不得有折角、缺角、缺页等现象。

各类会计报表按年度单本装订，其他会计档案按相应要求装订。

第五章  会计档案移交归档

第十六条  会计档案由各会计档案形成单位按照归档要求整理好后，向档案馆归档。当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可暂由会计形成单位保管一至三年，期满之后，移交档案馆统一保管。

第十七条  会计档案形成单位向档案馆移交会计档案时，移交双方应当办理会计档案移交手续。移交会计档案的单位，应当编制会计档案移交清册，列明应当移交的会计档案名称、卷号、册数、起止年度和应保管期限等内容。移交会计档案时，移交双方应当按照会计档案移交清册所列内容逐项清点，交接双方经办人和监交人应当在会计档案移交清册上签名或者盖章。

第十八条  移交的会计档案为电子会计档案的，应当将电子会计档案及其元数据一并移交，且文件格式应当符合国家档案管理的有关规定。特殊格式的电子会计档案应当与其读取环境一并移交。

第六章  会计档案管理利用

第十九条  档案馆对接收的会计档案，要认真核对、及时编号、分类入柜上架，并保持原卷册封装，特殊情况需要拆封重新整理时，应会同会计档案形成部门经办人共同整理。

第二十条  会计档案形成单位对已归档的会计档案增减要及时登记，并在备考表上备注说明原因。

第二十一条  会计档案的保管期限规定如下：

（一）会计档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限分为10年和30年，从会计年度终了后的第一天算起；

（二）电子会计档案与纸质会计档案的保管期限一致；

（三）各类会计档案的保管期限按本办法附表执行。

第二十二条  学校档案馆、财务处和其他会计档案形成单位，应提供合适的会计档案保管条件，做好防火、防盗、防霉、防潮、防鼠、防蛀等工作，对电算化档案的磁盘、光盘，还要做好防磁工作。

第二十三条   各类会计档案除纪检、审计、移交单位外一律不得借出，如有特殊需要，必须经会计档案形成部门领导签字确认，方可借出。

第二十四条  会计档案查阅须履行严格手续，查阅财务处会计档案时，查阅人应前往账务处会计档案往来办公室填写《会计档案查询申请单》，经财务处领导签字同意后，持有效证件和《会计档案查询申请单》到档案馆进行查阅；查阅二级核算单位会计档案时，查阅人应前往二级核算单位会计室填写《会计档案查询申请单》，经该单位领导签字同意后在会计人员的陪同下前往档案馆查阅会计档案。

第二十五条  查阅会计档案时，严禁在会计档案上涂画、拆封和抽换，不得复印、拍照、抄录与申请调阅无关的内容，查阅过程中档案管理人员不得离开现场。会计档案查阅完毕，必须履行登记手续。

第七章  会计档案鉴定销毁

第二十六条  会计档案鉴定工作应当由档案馆牵头,组织会计、审计、纪检监察等单位或人员共同进行，对已到保管期限的会计档案进行鉴定,并形成会计档案鉴定意见书。经鉴定,仍需继续保存的会计档案,应当重新划定保管期限;对保管期满,确无保存价值的会计档案, 经主管校领导批准后实施销毁。

第二十七条  保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证，不得销毁，应当单独抽出立卷，保管到未了事项完结时为止。单独抽出立卷的会计档案，应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。  

第二十八条  对应销毁的会计档案中，仍具有保存价值的重要档案，应将其抽出，另行整理立卷，单独长期保存。单独抽出立卷的会计档案，应在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。

第八章  附 则

第二十九条  本办法自发布之日起施行，由档案馆和会计档案形成部门负责解释，原《南京航空航天大学会计档案管理办法》（校档字〔2014〕1号）同时废止。

附件：会计档案归档范围及保管期限表

附件

会计档案归档范围及保管期限表