校档字〔2021〕1号附件1

第一章   总 则

第一条  为加强文书档案管理，适应档案管理标准化、规范化、信息化的需要，根据《中华人民共和国档案法》《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（国家档案局第8号令）、《归档文件整理规则》(DA/T22-2015),结合学校实际，制定本办法。

第二条  归档文件是指档案形成单位在其职能活动中形成的、办理完毕的、应当作为文书档案保存的文件材料，包括纸质和电子文件材料。归档文件整理是指将归档文件以件为单位进行组件、分类、排列、编号、编目等（纸质归档文件还包括修正、装订、编页、装盒、排架；电子文件还包括格式转换、元数据收集、归档数据包组织、存储等），使之有序化的过程。

第三条  本办法贯彻强化收集、简化整理、细化检索、深化利用的业务工作方针，简便、高效、科学地开展归档工作。归档文件应当齐全完整，保管期限划分准确。

第二章 文书档案收集整理

第四条  学校管理活动中形成的、办理完毕的、具有保存价值的文件材料，均应由文书处理部门或文件承办部门按照归档文件整理规则进行收集、整理和归档，档案部门对其进行监督、检查和业务指导。

第五条  归档的文件材料主要包括纸质文件、电子文件、光盘、照片、实物等各种载体形式。

第六条  文件材料的归档范围见《文书档案归档范围、保管期限表》。

第七条  文书档案的保管期限为永久、定期30年、定期10年三种。确定保管期限的原则是：凡是反映本单位主要职能活动，基本历史面貌，需要长期利用的档案，列为永久保管；凡是反映本单位一般工作活动，在较长时间内有查考利用价值的文件材料，列为定期30年保管；凡是在较短时间内有参考利用价值的文件材料，列为定期10年保管。

第八条  文件材料的整理规范

（一）归档文件的整理，要遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。

（二）归档的文件材料要收集齐全，按年度——组织机构——保管期限，进行三级分类。

（三）归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒。

（四）归档文件的整理一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件，来文与复文为一件。

（五）需要永久保存的文件材料，其制成材料与字迹材料应符合耐久性要求。

（六）永久、定期30年保存的电子文件，必须形成二份纸质文件归档。

（七）编目与装订

1.编目是指编制归档文件目录。目录设置序号、档号、文号、责任者、题名、日期、密级、页数、备注等项目。

   2.每件依次编写页号，不装订的要编写件号。

   3.归档文件目录推荐由档案管理信息系统生成，目录表格采用A4幅面。

   4.填写卷内备考表，归档立卷人、部门检查人签字。

   5.归档文件应当按件装订。装订方式可采用不锈钢订书钉在文件左侧或左上角装订，较厚的文件采用三孔一线装订方式，已成册不易拆钉，可以保持原貌不变。

（八）归档文件的移交

归档文件整理完毕后，可随时向档案馆移交并办理清点、核对、签字等手续。上一年度文件移交时间不得超过下一年度6月底。

（九）案卷排架：案卷排列方法应统一，前后应保持一致。具体排列方法为先按年度、保管期限分开，再按党委、行政系统顺序排列，最后按其他组织机构顺序排列。

（十）电子文件归档按照学校电子文件相关规定执行。

第九条  文件的整理归档每年进行一次，当年的文件须在次年的6月底前归档完毕。

（一）纸质文件：凡有文号的归档文件，以“件”为单位及时移交党政办秘书科，由党政办统一移交至档案馆；凡无文号的归档文件，由各单位整理完毕后连同卷内目录和有关检索工具、参考资料移交至档案馆。

（二）电子文件：电子文件逻辑归档实时进行，物理归档与纸质文件归档时间一致。

第三章 文书档案管理与利用 

第十条  文书档案档号编制规则：年度+组织机构+保管期限+件号。

第十一条  档案工作人员应根据工作需要，编制必要的检索工具，编制档案文件汇编和多种编研参考资料，积极主动地开展档案的利用工作。

第十二条  档案馆建立查（借）阅制度，凡利用档案者都应按档案查(借)阅制度规定办理手续，并填写《档案利用效果实例表》。

第十三条  档案应保存在专用的库房中，库房应坚固，并有防盗、防光、防潮、防尘、防鼠、防虫、防有害气体等设施。档案库房应安装温湿度计，每天记录温湿度，应配备去湿机、空调机。

第十四条  档案馆应定期对档案保管的状况进行全面检查，并作好记录，发现问题要及时汇报，采取积极有效措施，保证档案安全。

第四章 文书档案鉴定销毁

第十五条  文书档案鉴定工作由档案馆牵头,组织有关业务单位人员共同进行，对已到保管期限的文书档案进行鉴定,并形成文书档案鉴定意见书。经鉴定,仍需继续保存的文书档案,应当重新划定保管期限;对保管期满,确无保存价值的文书档案, 经主管校领导批准后实施销毁。

第五章 附 则

第十六条  本办法自发布之日起施行，由档案馆负责解释，原《南航文书档案管理办法》（校办字〔2005〕06号）同时废止。