设备档案归档指南
时间：2016-05-12 浏览量：1184
一、归档要求：
根据学校《仪器设备验收管理办法》（校资字[2017]7号）和《仪器设备档案管理办法》（校档字[2021]1号文附件6）相关要求，合同金额在学校招标采购限额之上的仪器设备申请办理资产入固前，需要将相关档案移交档案馆统一保管。不办理归档手续或者归档资料不齐全，不予办理资产入固。具体要求如下：
1、所有纳入学校固定资产管理的仪器设备（含软件、自制设备、家具、接收捐赠设备、外协合同购置的仪器设备等），均须按照仪器设备档案资料移交清单（见附件，以下简称移交清单）向档案馆移交档案资料。
2、所有移交的档案资料必须为原件正本，软件光盘为正版原版。合同、安装调试报告、验收报告等凭证性资料必须签章完备。合同中对设备随机资料有具体约定的以合同为准。
3、移交清单中所列的资料均为必须归档内容，如有缺失，请填写情况说明，并由设备负责人签字。
二、整理要求：
1、归档材料按照“移交清单”顺序依次排列。
2、每份材料填写日期和页数，日期为材料最后形成时间。
3、归档材料规格一般为A4纸(小于A4纸的材料，均要粘贴于A4纸上)，图纸应统一折叠成A4幅面，图标栏露在外面。
4、归档材料以件为单位，统一左侧不锈钢订书针装订或胶装，禁用普通订书针或塑料夹、塑料袋。
5、归档材料中所有书写内容用黑色签字笔或钢笔。
三、归档时间：
周一、周三、周五办理档案归档；周二、周四整理档案，不办理归档
四、办理地点：
明故宫校区档案馆130室
五、联系方式：
025-84892494 赵老师
附件
仪器设备档案资料移交清单
年 月 日
设备名称 | 招标编号 | |||||
使用单位 | 设备负责人 | |||||
经费来源 | 合同价格 | |||||
序号 | 资料名称 | 日期 | 页数 | 备注 | ||
1 | 仪器设备验收记录表 | 每个阶段人员签署、日期填写完整 | ||||
2 | 购置审批 | 国资处采购一体化平台打印 | ||||
3 | 论证报告 | 国资处模板，签章完备 | ||||
4 | 招投标文件（包括招标公告、招标文件、投标书、招评标报告、中标公告、中标通知书） | 归档正本，含未中标单位投标书 | ||||
5 | 合同（含技术协议、进口设备委托代理协议） | 签章完备 | ||||
6 | 装箱单（送货单、交接清单） | 供货方与收货人双方签字 | ||||
7 | 出厂合格证明文件（质量证明、出厂检测报告等） | |||||
8 | 保修卡（售后服务承诺） | |||||
*9 | 设计方案 | 自制\委托研制设备（软件开发）提供 | ||||
*10 | 方案评审 | 自制\委托研制设备（软件开发）提供 | ||||
*11 | 研制工作总结 | 自制\委托研制设备（软件开发）提供 | ||||
*12 | 调试大纲（软件测试大纲） | 自制\委托研制设备（软件开发）提供 | ||||
*13 | 调试报告（软件测试报告） | 自制\委托研制设备（软件开发）提供 | ||||
*14 | 软件著作权登记证书、软件销售授权书、软件使用授权书 | 软件类提供 | ||||
*15 | 软件安装光盘 | 软件类提供 | ||||
*16 | 原产地证明 | 进口仪器设备、软件提供 | ||||
*17 | 报关单 | 进口仪器设备、软件提供 | ||||
*18 | 免税证明 | 进口仪器设备、软件提供 | ||||
*19 | 特种设备设计、制造许可证 | 特种设备提供 | ||||
*20 | 特种设备使用登记证 | 特种设备提供 | ||||
21 | 随机技术资料（使用说明书、操作手册、维护手册、软件光盘、U盘等） | 纸质或电子版均可 | ||||
22 | 安装调试报告 | 供货方出具报告，设备负责人签字确认，要求见《仪器设备验收实施细则》第三章十一条 | ||||
23 | 培训内容和培训记录 | 依据合同约定 | ||||
24 | 质量技术验收报告 | 单独出具报告，不得以第“1”项仪器设备验收记录表代替，验收专家组组成员签字，要求见《仪器设备验收实施细则》第四章十六条 | ||||
25 | 第三方校准报告、检测报告、鉴定报告 | 依据合同约定 | ||||
26 | 其他资料 | |||||
资料缺失情况说明 | 设备负责人： | |||||
注：标*项仅为相关设备提供内容，如不涉及该项，可直接删除。